خطوات إنشاء حاضنة الأعمال | Steps of Building Business Incubators    

إن الغرض من إنشاء الحاضنة وتركيزها يؤطر كثيرًا ما يجب أن يكون عليه نموذج أعمال الحاضنة. إذ تتميز الحاضنات الناجحة بتقديمها دعمًا مرنًا يتناسب مع احتياجات العملاء، وتقوم دائمًا بتطوير خدماتها استجابةً لاحتياجات العملاء وتطورات السوق. كما تختلف الحاضنات بعضها عن بعض، فهناك الحاضنات الافتراضية والأخرى ملموسة، وحاضنات تقنية وأخرى مهنية. وأخرى تنشأ في المناطق التجارية، وحاضنات ترتبط بالكيانات الجامعية. ومع كل هذا فهناك خطوات أساسية لإنشاء حاضنة الأعمال، نجملها في تسعة خطوات جوهرية، كما تتضح في الشكل الآتي:

1. تقييم السوق

يعني هذا تعريف الطلب على خدمة الحاضنات، واحتياجات دعم الأعمال، وتعريف “مجموعة الفئة” المستهدفة – أو أهداف أعمال الحاضنة. ومن الأفضل أن تتضمن هذه المرحلة مسحًا سوقيًّا للأعمال الصغيرة، وتحليلًا لنوع الخدمات اللازمة في الحاضنة. وعادة ستتاح المعلومات من NGO’s المحلية كالجمعيات ومراكز ريادة الأعمال أو الغرف التجارية، أو من مجتمعات الأعمال. ويمكن الاستفادة والمقارنة بالدول المجاورة لمعرفة التوجه الدولي العام. ومن ذلك أن تجيب الحاضنة على سؤال: أين هم العملاء المستهدفون؟ والجواب العام فإنه من المتوقع أن يأتون عبر هذه المنافذ:

• الجامعات
• كليات ومعاهد التقنية
• مسابقات خطة الأعمال
• شركات الأعمال
• دعم الأبحاث التطبيقية
• التواصل الدولي

ويتضمن دراسة السوق إجراء دراسة الجدوى، إذ يمكن أن يحقق إجراء دراسة الجدوى للحاضنة المقترحة عددًا من الأهداف المهمة، ويمكن أن يوفر أساسًا قويًّا للحكم على الحيوية الاقتصادية والسياسية للمشروع المقترح. كما يجب أن تكشف دراسة الجدوى عن أمثلة أيضًا للأخطاء الحرجة التي حدثت بالنسبة إلى برامج الحاضنات الأخرى. ويمكن أن تشمل مثل هذه الأخطاء اختيار الموقع، أو هيكل المجلس، أو ترتيبات التمويل، أو افتراضات الدخل، أو طبيعة برنامج مساعدة الأعمال. ومن فوائد دراسة الجدوى أنها ستساعد في الإجابة على أسئلة ضرورية تتعلق بكيفية الاستمرار بصورة نظامية، وكيفية تأمين التمويل أثناء مراحل تطوير الحاضنة. بل يمكن للدراسة الدقيقة أن توفر المعلومات اللازمة لتحديدد إذ كان سيتم الاستمرار في مشروع الحاضنة أم لا ؟.

وبالعموم فإن الحاضنة يجب عليها أن تعمل وهي تراقب اقتصاد ومؤسسات المنطقة، لتصبح جزءًا مقبولًا من النسيج الاجتماعي المعقد، وأن تعرف سوقها المحدد. فالأعمال الناجحة تعمل بعناية لتعريف موقف السوق من منتجاتها وخدماتها مقارنة بمنافسيها، وكذلك تعديل موقفها السوقي في استجابة منها للتغييرات في تفضيلات المستهلكين. ويتطلب تطوير السوق لحاضنة الأعمال انتباهًا للمنافسين ومقدمي الخدمات المشابهة. فقد يأتي منافسو الحاضنة من مجالات متقاربة مثل مكاتب العقارات. ففي سوق العقارات، هناك إيجار للمكاتب المخصصة للعمل، وهنا يجب أن تميز الحاضنة نفسها عن مكاتب التأجير المشتركة. إذ تختلف الحاضنات عن الوكالات والمكاتب العقارية التقليدية في أنها عادة ما توفر إيجارات قصيرة المدى، ومكانًا مرنًا لتوسعات الشركة. والمشاركة في خدمات الدعم،  واستشارات وبرامج، وتسهيلات أخرى.

2. تعريف أصحاب المصلحة

صاحب المصلحة أي مجموعة أو فرد يمكن أن يؤثروا يتأثر بتحقيق أهداف التنظيم. ومن المرجح أن يشمل أصحاب المصالح الجهات الحكومية، وتنظيمات متنوعة من القطاعين العام والخاص (الجامعات، والشركات الرئيسة) المهتمة بتنشئة وتطوير الأعمال الجديدة. كما يمكن أن يشمل أيضًا أصحاب المصالح الجهات الراعية أو الممولة للمشروعات الصغيرة والناشئة.

ومن المهم تعريف أصحاب المصالح، وذلك للوصول في الخطوة الأولى إلى ضمان الالتزام من أصحاب المصالح المحتملين، لتقديم دعمًا ماليًّا لبدء المغامرة. وبمجرد أن يلتزم أصحاب المصالح بالمشروع، تصبح هناك حاجة إلى صياغة الهيكل التنظيمي. وذلك كي يشمل الهيكل مجلسًا منوعًا، تكون من مهامه جعل الأطراف المهتمة توافق على صياغة واضحة لرسالة الحاضنة وأهدافها. وتأتي صياغة أهداف الحاضنة هذه من أصحاب المصالح بعضهم مع بعض. ويجب أن يسعي مديرو الحاضنة إلى التوسع في عدد أصحاب المصالح. ويجب الترحيب بأصحاب المصالح الجدد، طالما أن لديهم شيئًا ملموسًا ليساهموا به. ومن الناحية الأخرى، فإن مشاركة المستأجرين بالتواجد في المجلس قد يوجد تعارضًا في المصالح، لذلك يجب تقويم مشاركة المستأجرين في المجلس على أساس التكلفة والمنفعة. إضافة إلى ذلك، يجب أن يظل مديرو الحاضنة حساسين للظروف الخارجية، التي يمكن أن تقوي أو تضعف التزام أصحاب المصالح بمنشأة الحضانة.

3. تحديد الموقع والحجم

البحث عن الموقع المناسب لإقامة الحاضنة، وتقويم التسهيلات في الموقع المحدد (الماء، والطاقة، والهاتف، والكهرباء، ووحدات للتجمع والاسترخاء). وإذا كانت هناك حاجة إلى التشييد والبناء، فعندئذ يجب أن يكون التصميم يسمح بالمرونة، والأمن الجيد، والتهوية، والنظافة للأعمال. وعلى العموم يجب أن يكون الموقع قريبًا من الخدمات، والمرافق، والعملاء المحتملين. ومن المناسب أن يكون قريبًا من أماكن التجهيزات المكتبية والقرطاسية، والخدمات الاستشارية، والاجتماعات، وإدارة الخدمات. ومثاليًا فإنه من الواجب أن يتم اعتبار مكان للتوسع المستقبلي في عدد وحجم أماكن العمل.

4. اختيار مدير الحاضنة

مدير الحاضنة هو أحد العوامل الأكثر أهمية في نجاح الحاضنة المستقبلي. وتخطئ كثير من الجهات عندما تركز جل اهتمامها على التجهيزات الإنشائية والمكانية، وتغفل الإدارة والموارد البشرية المتخصصة لنجاح الحاضنة. ومن هنا فإن مدير الحاضنة يجب أن تكون لديه مقدرة على إنتاج ثقافة وبيئة أعمال إيجابية والحفاظ عليها، وذلك لاستدامة الحاضنة في المدى الطويل. ويجب اختيار المدير قبل أن تبدأ الحاضنة بالتشغيل، وذلك لضمان اتباع نفس القواعد لكل المستأجرين المحتملين.

كما يجب أن تكون آليات التشغيل واضحة أيضًا، ويجب أن تكون الإدارة شفافة، ومعزولة تمامًا عن مؤثرات البيئة المحلية، أو أي أمور أخرى غير الأعمال. ويمكن تحقيق الحيادية والتركيز عن طريق إعداد اتفاقية شراكة مع مجتمع الأعمال المحلي أو NGO لتولي وظائف الإدارة، أو إنشاء مؤسسة أو وحدة شبه مستقلة، قادرة على اتخاذ قراراتها بطريقة اقتصادية وتجارية. ومن الضروري أن تستطيع وظيفة الإدارة العمل دون تأثير من أي قوي “خارجية”.

وبعد اختيار المدير يأتي فريق العمل معه الذي سوف يترجم الخطط والبرامج إلى واقع، وفي العادة يكون الفريق خليطًا من عاملين متفرغين كليًّا وآخرين متفرغين جزئيًّا. ويقدم الجدول (1-6) نموذجًا للأعمال التي تنجز داخليًّاً تلك التي تنجز خارجيًّا في بعض أنواع الحاضنات.

الجدول (1-6) العاملون في الحاضنات

المصدر: المجلس الوطني للتنمية الاقتصادية الحضرية (5) National Council for Urban Economic Development

5. تطوير خطة أعمال

أما الخطوة التالية فهي تحديد خطة أعمال للحاضنة، تهدف إلى تحديد معالمها وسير طريقها، ومن المهم أن تحدد خطة الأعمال ما يلي:

• ما هي خدمات الأعمال التي ستقدم؟

• أيها ستوجد بصفة دائمة في المبنى، وأيها ستكون مستأجرة أو مقدمة من طرف آخر؟
• كم عدد/ وما مدى تكرار الخدمات لكل الأعمال؟
• تحديد سياسة الالتحاق، أو المعايير الأخرى.
• تحديد أنواع المخرجات المستهدفة.

فمع تطور مفهوم الحاضنة، اتسع مدى الخدمات التي تقدمها الحاضنات اتساعًا كبيرًا. مثال ذلك، تشمل القائمة التالية الخدمات المكتبية التي تقدمها حاضنة تقع في بنسلفانيا تعمل منذ 5 سنوات ما يلي:

• خدمات أعمال مكتبية
• صندوق بريد صوتي
• صندوق بريد إلكتروني
• معدات هاتف
• خدمات ناسوخ (فاكس)
• خدمات بريدية
• خدمات شحن سريع
• خدمات قانونية
• آلات تصوير
• معدات VCR/TV
• معدات صوتية مرئية
• قاعة مؤامرات
• خدمات طباعة
• استئجار أثاث
• طباعة/ رسومات ليزر
• خصومات خدمة تلقائية
• شراء تذاكر طيران
• شراء تذاكر للأحداث الرياضية

كما يمكن أن تشمل خدمات استشارات الأعمال: إعداد خطة أعمال، والتخطيط المالي، والإعلان والتسويق، والتخطيط الإستراتيجي، والاتصالات التقنية والتجارية، وتخطيط إعادة تحديد المواقع، وتنمية رأس المال (حقوق الملكية وخدمات الإقراض) وضرائب الأعمال، وعلاقات العاملين، والأبحاث والتطوير، والمشتريات الحكومية. وتشمل الخدمات المهنية: خدمات قانونية، وبراءة اختراعات، ومحاسبة، وتطوير الأعمال (بما في ذلك التسويق/ والمبيعات)، والدعم التقني/ والعلمي.

وفي تطوير طيف هذه الخدمات للحاضنة الجديدة، يجب التعرف على عدد من الخيارات. أولًا، يوجد سؤال ضروري خاص بأي الخدمات سوف نبدأ؟ بعد ذلك، يجب أن يأخذ مديرو الحاضنة في الاعتبار أي هذه الخدمات ستقدم داخليًّا. أي أيها سوف يعتمد على الموارد والقدرات الداخلية؟ وأيها سوف يكون من مصادر خارجية لخدمات الأعمال. وستكون الاستعانة بالمصادر الخارجية المؤهلة فرصة لتشكيل تحالفات مع عدد من مقدمي الخدمات في القطاعين العام والخاص. ويقدم جدول (2-6) نموذجًا للنسب في الخدمات التي تقدم داخليًّا وتلك التي تقدم خارجيًّا .

جدول(2-6) خدمات تقدم داخليًّا وأخرى تقدم خارجيًّا

Source : NBIA (1991)

• القواعد التشغيلية للحاضنة

• معايير الدخول
• سياسة الإيجار
• سياسة الخروج
• تحليل نقطة التعادل (مقارنة المصاريف والدخل المتوقع من الإيجار والخدمات المقدمة)
  • إستراتيجية التسويق
• أنواع الأعمال التي ستستهدف في الحاضنة
• أوجه الاستدامة في المدى الطويل
• الخطة التسويقية
• قنوات التواصل المستخدمة
• ميزانيات التسويق

6. العقود واتفاقيات التمويل

يجب التحديد بوضوح من يمول ماذا، وإلى أي مدى يتم تشغيل الحاضنة بصورة مستقلة. ومن المهم التأكد من شمول كل الأطراف في هذه الخطوة لتجنب الخلافات المستقبلية. ومن هنا يجب مراجعة خطة الأعمال واتفاقية التمويل بعد تصميم الحاضنة. ومن الحيوي التأكد من أن الهدف التشغيلي الشامل يكون دعم رواد الأعمال من خلال دعم الأعمال ذاتها، وليس هدفًا اجتماعيًّا أو خيريًّا.

ويجب أن تشمل العقود والاتفاقيات جهات الدعم المستهدفة، إذ يتطلب قيام الحاضنة دعمًا مجتمعيًّا واسعًا لتكون مجدية. لذلك فقد تكون الاجتماعات مع الجهات المحلية في المجتمع المحيط أو جهات الدعم مهمة للحصول على التأييد والمساندة . كما يمكن أن تكشف هذه الاجتماعات مع الجهات المساندة عن عوائق عديدة، لتحقيق المشروع.

ويمكن للحاضنة الاستفادة من الشراكات القانونية في إبرام الاتفاقات المالية، إذ تكون هذه الاتفاقيات مراجعة ومدققة من محامين متخصصين، لحفظ الحقوق للجميع، وتجنب الخلاف مع الشركاء.

7. إكمال تجهيزات الحاضنة

الخطوة الأخيرة هي إكمال الموقع، الذي من المحتمل أن يتطلب أجهزة ومعدات، وربما معامل وأدوات. ويحدث هذا بصورة أفضل بالمشاركة مع استشاري الأعمال ومدير الحاضنة، الذي عليه أن يعيش مع جو الحاضنة وداخل بيئتها. ويجب أن تستغل خطة الأعمال المعدات الموجودة والعمل، وتعرف مستوى الخدمة. وربما تطلب التجهيز تصميم داخلي منظم تستطيع الحاضنة من خلاله استغلال مساحاتها بكفاءة، وتكون متوافقة مع عملياتها وخدماتها المقدمة. والتجهيزات عادة تستغرق وقتًا كبيرًا من مدير الحاضنة، إذ يركز بعض المديرين على رونق التجهيزات وتوفرها، دون التأكد من حاجة كل تجهيز ومدى إمكانية استخدامه بكفاءة.

8. تعريف المستأجرين (المقيمين في الحاضنة)

تحديد من هم المستأجرون المستهدفون (المقيمون)؟ يجب أن يحسم قبل أن يصبح الموقع معدًّا لاستخدامه. ومن هنا فالشكل التخطيطي لإستراتيجية التسويق الموجودة في خطة الأعمال يجب أن تحدد المستهدفين. كما تجيب الخطة التسويقية عن الاستفسارات والمتطلبات، والنصيحة قبل البدء، ويمكن تحديد نماذج واستمارت لتقييم الأعمال قبل قبولها في الحاضنة. ويجب أن يستخدم كخطوة اختيار نهائية تسبق الدخول.

وقد طورت منهجيتان لتقييم المشاريع الداخلة في الحاضنة: هي تحليل العنقود، أو تحليل القيود في تعريف العوامل الحرجة، كما طورت أدوات اختيار، ونماذج محاكاة حاسوبية تساعد على تقويم المشاريع الجديدة، وتحديد احتمال تحقيق نجاح تجاري. تمر هذه الأدوات خلال عملية من ثلاث مراحل تسعى إلى تحديد جاذبية الأعمال التي تستهدف الدخول أولًا، وبعد ذلك الاتفاق بين المتقدم والحاضنة.

تم تجميع التحليل في ثلاثة أسئلة:

1. هل هذه المشاريع واعدة؟
2. إذا كانت الإجابة نعم، هل لدى المتقدم كفاءة للإلمام بها وتنفيذها؟
3. هل الحاضنة الطريقة الأكثر مناسبة لتطورها؟

وتقوم جاذبية المشاريع وجدواها على ستة عوامل، تغطي ما يلي:

1. المبيعات وإمكانية الربح.
2. القيود النظامية والاجتماعية للمشروع.
3. إمكانية نمو المشروع.
4. البيئة التنافسية، التي تشمل تقنيات وبراءات اختراع الملكية الخاصة، ومعدل تقادم المنتج والتقادم التقني، والاحتكارات.
5. توزيع المخاطرة عن طريق ضمان التمييز بين المرشحين المختارين.
6. مدى الفرص المتاحة في الصناعة لقطاع السوق.

9. توقيع عقود الاحتضان

إعداد نماذج العقود المحددة للشروط والواجبات، التي يجب أن يراعيها الطرفان. والتعليمات الأنظمة المخصصة للمقيمين في الحاضنة. ويمكن للمستأجرين الجدد حينئذ أن يوقعوا العقد مع الحاضنة، ويمكن أن يبدأوا أنشطتهم في الحاضنة. كما أن الحاضنة يجب أن تحتفظ بنماذجها القانونية الخاصة والمدققة لاستخدامها مع الجميع على حد سواء. وهذا الثبات يعكس احترافية الحاضنة في التعامل مع الآخرين.

فإذا كانت درجة المتقدم تتفق مع الدرجة المطلوبة لجاذبية الأعمال، فيتم الانتقال للاتفاق، الذي يغطي ما يلي:

1. رأس المال الكافي للاستغلال الكامل للفرصة.
2. الكفاءة لتحقيق إمكانية نمو السوق.
3. خطة التسويق والتوزيع لتوفير اختراق السوق خلال دورة حياة المنتج المتوقعة.
4. قاعدة تقنية كافية لتوفير خدمة العميل، وتحسين وتطوير المنتج.
5. إتاحة المواد والتجهيزات والآلات.
6. دعم الإدارة العليا.

هذا المقال هو رأي شخصي للكاتب. فما ذكر فيه قد يناسب الزمان والمكان الذي قد كتب حينه،  وقد لا يتناسب مع الحاضر اليوم أو المستقبل، أو ربما عبر عن نفس الحال والمقال، كما هي الحال في دورة الدهور والأزمان وتجدد الأفراح والأحزان. وكما قيل فالتاريخ يعيد نفسه.

أ. د. أحمد الشميمري، أستاذ التسويق وريادة الأعمال- جامعة الملك سعود،الرياض [email protected]  [email protected]