خطة التنفيذ هي الوثيقة التي تحدد خطوات تنفيذ أهداف المشروع، وكيف سيتم هذا التنفيذ وذلك عن طريق تقسيم ما جاء بخطة الأعمال من أهداف رئيسة الى خطوات صغيرة قابلة للتنفيذ ثم تحديد الأعمال المطلوبة لتنفيذ كل خطوة.
- كيف تضع خطة التنفيذ؟
لوضع خطة تنفيذ جيدة اتبع هذه الخطوات التسعة الآتية:
1. تحديد الأهداف الرئيسة لمشروعك:
وضع أهداف محددة بدقة تمثل الخطوة الأولى الضرورية لتحقيق الهدف. وبكلمات أخرى حدد بوضوح ما الذى تريد أن تنجزه بحيث يكون واقعيًّا وأيضًا قابلًا للتنفيذ، مع صياغته بطريقة تسمح لك أن تقيس أداء الأنشطة المختلفة، ووضع تواريخ محددة للانتهاء منها.
ومثال للأهداف الرئيسة:
الهدف: زيادة المبيعات 5% من خلال الاتصال بـ 150 عميلًا خلال 3 شهور.
ضع أهدافًا أخرى ممكنًا قياسها:
- ………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………….
- ………………………………………………………………….
2. إعداد قائمة بخطوات ومهام تنفيذ الأهداف:
بعد أن تكون قد حددت أهدافك الرئيسة، فإن الخطوة الثانية هي تقسيمها ألى أجزاء صغيرة أو مهام لازمة لإنجاز كل هدف، ويمكن أداؤها أسبوعيًّا أو يوميًّا. بحيث تمثل كل مهمة نشاطًا واحدًا محددًا، ويمكن قياس مدى تنفيذه.
مثال:
المهمة الأولى: الاتصالات التليفونية – رسائل البريد الإلكتروني.
المهمة الثانية: الترويج باستخدام الطرق التقليدية – الترويج باستخدام الإنترنت.
3. ترتيب المهام بحسب أولويات تنفيذها:
بناء على ما قد يكون لبعض خطوات التنفيذ من أهمية أكثر من غيرها، قم بترتيب المهام بناء على أهميتها ومن ثم أولويات تنفيذها. بكلمات أخرى تحديد المهام المطلوب تنفيذها أولًا، ثم التالية لها مع التشاور مع فريق العمل لديك لمراجعة أولويات المهام معك، وإجراء أي تعديلات يرونها.
4. تحديد من سيقومون بأداء المهام:
فى حالة وجود فريق عمل يعمل معك، قم بتوزيع المهام عليهم، بحيث يكون لكل مهمة شخص مسؤول عنها، وتتم محاسبته على أدائه، مع مراعاة أن يتوافر لدى كل فرد المهارات اللازمة لأداء المهمة المخططة له.
5. عمل قائمة بالأعمال الواجب القيام بها:
وهي قائمة تحدد فيها الأعمال المطلوب القيام بها، والترتيب والتوقيت لكل عمل. وبهذا يكون من السهل عليك، وعلى العاملين معك تذكر وعدم نسيان أداء الأعمال المطلوبة منهم، ومتى ستؤدى، ومع من سيتم الأداء. وفيما يأتي نموذج مبسط لقائمة ما يجب القيام به.
ملحوظة: نضع فى جزء التدريبات بعض الخطط البسيطة، ويطلب منهم تقسيمها إلى مهام، وعمل قائمة بالأعمال الواجب القيام بها.
نموذج لقائمة ما يجب القيام به:
| الرقم | المهمة | المسؤول عن تنفيذها | المهام الفرعية | أولوية التنفيذ | وقت بدء التنفيذ والانتهاء | مستوى التنفيذ |
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 |
6. تحديد الموارد والأموال المطلوبة:
وفي هذه المرحلة يتم تحديد التكلفة المطلوبة لتنفيذ كل مهمة، وتحدد أيضًا المهام التى تحتاج إلى أموال لتنفيذها، ووضع ميزانية للأموال المطلوبة لتلك المهام. وتساعدك هذه الخطوة على تعديل خطتك بإلغاء بعض المهام، أو تقليلها فى حالة عدم توافر المال اللازم لها.
7. تنفيذ الخطة:
بمجرد الانتهاء من الخطوات السابقة تكون الخطة جاهزة لبدء تنفيذ ما جاء بها من مهام. فاحرص في أثناء التنفيذ على أن يتم الانتهاء من المهام وفقًا لتواريخ الانتهاء المحددة، مع إجراء مراجعة مستمرة لتلك التواريخ. فمثلًا لو تبين لك أن التاريخ المحدد لإحدى المهام من الصعب الالتزام به، قم بتعديل ذلك التاريخ، وأيضًا تواريخ بدء ونهاية باقى المهام التابعة أو المرتبطة بتلك المهمة.
8. متابعة التنفيذ:
فى نهاية كل يوم قم باستعراض خطة التنفيذ، مع إعادة ترتيب المهام بناء على الأولويات عند الضرورة، وتحديد ما الذى سيتم عمله فى اليوم التالي.
9. مراجعة النتائج:
أخيرًا قم بمراجعة خطة التنفيذ لترى مدى نجاحك فى تنفيذك ما تضمنته من مهام وأهداف، وما إذا كانت ظهرت أي مشكلات فى التنفيذ. فلو تبين مثلًا من مراجعة النتائج أن خطة التنفيذ فشلت فى تحقيق أحد الأهداف، عندئذ قم بمراجعة أهدافك الأصلية التي وضعتها في الخطوة الأولى، والبدء بإعادة تحديدها، أو تعديلها، أو ربما إلغائها.
نموذج تقرير لمراجعة نتائج الخطة
| اسم البرنامج | المدة | بداية البرنامج | نهاية البرنامج | الجهة المنفذة | عدد المراحل | المراحل التي تحققت | نسبة المتحقق | المراحل المتبقية | الوقت المتبقي |
هذا المقال هو رأي شخصي للكاتب. فما ذكر فيه قد يناسب الزمان والمكان الذي قد كتب حينه، وقد لا يتناسب مع الحاضر اليوم أو المستقبل، أو ربما عبر عن نفس الحال والمقال، كما هي الحال في دورة الدهور والأزمان وتجدد الأفراح والأحزان. وكما قيل فالتاريخ يعيد نفسه.
أ. د. أحمد الشميمري، أستاذ التسويق وريادة الأعمال- جامعة الملك سعود،الرياض [email protected] [email protected]